Datenschutzerklärung

für die Nutzung des Digitalen Betriebstagebuchs „eThemis“
(Webportal & Mobile App)
Herborner Pumpentechnik GmbH & Co KG

Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung: Diese Datenschutzerklärung betrifft ausschließlich Verarbeitungen, für die Herborner eigenständig Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist (insbesondere Website- und Webportal-Zugriffe, Registrierungs- und Vertragsdaten, Abrechnung, Support sowie die Sicherheit des Dienstes). Soweit Herborner personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet – insbesondere die vom Kunden in das Betriebstagebuch eingestellten Inhalte –, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Eine Nutzung dieser Auftragsdaten zur Weiterentwicklung oder Verbesserung der Services findet nicht statt.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der:

Datenschutzbeauftragte
Herborner Pumpentechnik GmbH & Co. KG
Littau 3-5
35745 Herborn
Telefon: +49 (0) 2772 / 933-0
E-Mail: dsb@herborner-pumpen.com

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

(2) Die Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung unserer App, unseres Webportals sowie zur Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich ist.

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

a) Beim Besuch der Website / des Webportals

IP-Adresse des Endgeräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Browsertyp und Version

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Inhalte unserer Website darzustellen und dienen der Systemsicherheit.

b) Bei Nutzung der App

Geräteinformationen (Modell, Betriebssystemversion)
Log- und Nutzungsdaten (Zeitstempel, durchgeführte Aktionen)

c) Bei Registrierung und Nutzung des Benutzerkontos

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort
Organisationszugehörigkeit (z. B. Facility/Unternehmen)
Rollen- und Berechtigungsinformationen

d) Support und Kommunikation

Inhalte von Anfragen per E-Mail oder Support-Formular
Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

Bereitstellung und Betrieb des Digitalen Betriebstagebuchs „eThemis“ und andere Digitaler Dienste der Herborner Pumpentechnik GmbH & Co KG
Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden
Gewährleistung von Sicherheit, Stabilität und Fehlerfreiheit
Support und Beantwortung von Nutzeranfragen
Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Services, ausschließlich auf Grundlage von Daten, für die Herborner selbst Verantwortlicher ist, oder auf Grundlage dauerhaft anonymisierter Daten. Personenbezogene Daten, die Herborner im Auftrag des Kunden verarbeitet (Auftragsdaten), werden zu diesem Zweck nicht genutzt.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung),
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung),
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. IT-Sicherheit, Missbrauchsverhinderung),
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. bei Standortdaten).

6. Weitergabe von Daten

(1) Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. (2) Unterauftragsverarbeiter (z. B. Hosting-Provider, Cloud-Dienste) werden nur eingebunden, wenn diese den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entsprechen. (3) Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU bzw. des EWR.

7. Speicherdauer und Löschung

(1) Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. (2) Nach Vertragsende oder auf Anweisung des Kunden werden personenbezogene Daten, nach Ablauf einer Übergangsfrist von drei (3) Monaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Rechte der betroffenen Personen

Nutzer haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Geltendmachung der Rechte können sich Betroffene jederzeit an dsb@herborner-pumpen.com wenden.

9. Sicherheit der Verarbeitung

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

SSL-/TLS-Verschlüsselung,
Rollen- und Berechtigungskonzepte,
Zugriffskontrollen,
regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups.

10. Cookies und Tracking

(1) Auf unserer Website können Cookies eingesetzt werden, die für den Betrieb erforderlich sind.

Verwendung von Cookiebot

Wir nutzen auf unserer Website den Dienst Cookiebot, ein Tool zur Einholung und Verwaltung von Cookie-Einwilligungen. Anbieter ist:

Cybot A/S
Havnegade 39
1058 Kopenhagen
Dänemark

Zweck der Verarbeitung

Cookiebot ermöglicht es uns, beim ersten Besuch unserer Website ein Banner anzuzeigen, über das aktiv in die Nutzung bestimmter Cookies und Tracking-Technologien eingewilligt werden kann.

Zudem dokumentiert das Tool die Entscheidung, um den gesetzlichen Nachweispflichten der DSGVO nachzukommen.

Verarbeitete Daten

Dabei können unter anderem folgende Daten an Cybot übertragen werden:

anonymisierte IP-Adresse
Datum und Uhrzeit der Einwilligung
URL unserer Website
technische Browser- und Gerätedaten
verschlüsselter, anonymisierter Key (ID), der deinen Zustimmungsstatus speichert

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, da wir rechtlich verpflichtet sind, Einwilligungen für bestimmte Datenverarbeitungen einzuholen und zu dokumentieren.

Speicherdauer

Die erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Dokumentation deiner Einwilligung erforderlich ist (in der Regel 12 Monate), oder bis die Einwilligung widerrufen wird bzw. das entsprechende Cookie im Browser gelöscht wird.

Widerspruch und Widerruf

Die Cookie-Einstellungen können jederzeit über den entsprechenden Link im Footer unserer Website oder durch das Löschen der Browser-Cookies geändert werden.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Cybot sind hier zu finden:
https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy/

(2) Soweit Analyse- oder Tracking-Tools eingesetzt werden (z. B. zur Verbesserung der App), erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage von Einwilligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

11. App Stores (Apple/Google)

(1) Beim Download der App werden personenbezogene Daten durch den jeweiligen App Store (Apple App Store / Google Play Store) verarbeitet. (2) Auf diese Verarbeitung hat der Anbieter keinen Einfluss. Es gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Store-Betreiber.

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder technische Entwicklungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Nutzer haben das Recht, sich beim Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheiteiner zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.